Inventário é a prática de identificar, classificar, contar e acompanhar o movimento de todos os objetos do seu estoque ou do patrimônio de sua empresa.
Conhecer a quantidade de itens que estão armazenados é o ponto de partida para a tomada de decisões importantes, como o fluxo de compras com os fornecedores, a necessidade de reposição, e o seu espaço físico disponível.
Fazer o inventário é um processo que engloba a identificação, a classificação e a contagem de todos os objetos contidos no seu estoque ou no patrimônio da sua empresa, bem como o acompanhamento das movimentações desses itens.
VANTAGENS DE SE FAZER INVENTÁRIO
1- EVITAR DESPERDÍCIO
A obsolescência de produtos é um fator de risco que não pode passar
despercebido por qualquer empreendedor. Especialmente em alguns
ramos específicos, como alimentação e tecnologia. Afinal de contas,
de que adianta ter produtos em seu depósito que não podem ser
utilizados ou que ninguém quer mais comprar?
2- REDUZIR CUSTOS
Como evitar reposições desnecessárias? Essa é uma pergunta feita
por muitos empreendedores/gestores e que encontra sua resposta
justamente no inventário de estoque.
Os relatórios obtidos por meio desse processo colaboram para que os pedidos de reposição sejam mais precisos e adequados a demanda dos clientes, o que resulta em diminuição de custos.
Com o auxílio dos relatórios de saídas, é possível identificar aqueles produtos com desempenho baixo e adequar o seu volume de pedidos. Ou, até mesmo, deixar de vender tais mercadorias.
3- ADEQUAR SEU ESPAÇO FÍSICO E SUA FORÇA DE TRABALHO
Será que o tamanho do seu depósito é adequado ao volume de movimentações e armazenamentos que a sua empresa possui? E a quantidade de computadores disponíveis no seu patrimônio, é adequada às necessidades do negócio?
É muito difícil responder a essas perguntas sem contar com inventários de estoque e de patrimônio, respectivamente. Esses processos fornecem informações valiosas que ajudam a identificar se o seu espaço físico e a quantidade de funcionários é ideal ou se há a necessidade de redução ou expansão.
4- COMO FAZER O INVENTÁRIO DE ESTOQUE
4.1-ETAPAS
1ª ETAPA) ESCOLHA DO MÉTÓDO DO INVENTÁRIO MAIS ADEQUADO
O inventário pode ser permanente ou periódico. A escolha pelo método adequado ao seu negócio cabe a você. Para decidir, devemos considerar:
– a relevância da movimentação do estoque para o sucesso do negócio;
– a logística da sua empresa;
– A sua Demanda;
– o tamanho do seu empreendimento.
É possível adotar os dois modelos simultaneamente. Desse modo, a atualização do inventário é realizada permanentemente, mas periodicamente há a recontagem das mercadorias a fim de aumentar a confiabilidade dos números.
2ª ETAPA) DEFINIR AS CATEGORIAS DE PRODUTOS ESTOCADOS
As classificações de produtos são intrinsecamente relacionadas com os tipos de mercadorias armazenadas. Em uma loja de autopeças, por exemplo, os produtos podem ser classificados como pneus, rodas, volantes, sensores, lâmpadas, acessórios de som etc.
É importante que as categorias sejam definidas previamente, a fim de assegurar que a contagem seja eficiente.
3ª ETAPA) SEPARAR E CLASSIFICAR OS PRODUTOS
Chegou a hora de agrupar fisicamente os objetos armazenados de acordo com as categorias definidas na etapa anterior. É nesse passo que ocorre a especificação de cada mercadoria, de acordo com o seu tamanho, peso, cor, preço de custo e venda, entre outros atributos.
Esteja preparado para rearranjar o espaço físico do estoque, mudando caixas, armários, pallets e prateleiras de lugar — é possível que haja essa necessidade.
4ª ETAPA) REALIZAR A CONTAGEM DE CADA ITEM
Agora que foi decidido a metodologia, definiu as categorias, separou fisicamente os produtos e os classificou, chegou o momento mais trabalhoso: fazer a contagem de cada item, um a um.
Esta ETAPA exige muita atenção e torna-se necessário orientar os colaboradores nesse sentido. Contagens erradas prejudicam todo o propósito do trabalho, portanto, é preciso ser bastante criterioso.
Ao final desse passo, deve-se ter em mãos uma relação dos itens presentes no estoque, suas categorias e a quantidade disponível de cada um.
5ª ETAPA) MANTER O INVENTÁRIO ATUALIZADO
A diferença entre inventário periódico e permanente é apenas a frequência com a qual os números são atualizados. Entretanto, em ambos os casos é fundamental manter os números em dia.
No caso do modelo periódico, as atualizações devem seguir um cronograma preestabelecido. Respeite o calendário a fim de manter a confiabilidade dos seus números.
Já no caso do inventário permanente, a atualização deve ser constante: todas as mercadorias que entram e saem do armazém devem ser registradas instantaneamente. É justamente por esse motivo que o auxílio de um sistema é indispensável.
CONSULTORES:
José Edmar Sobreira da Silveira, Administrador de Empresa, formado pela Universidade Estadual do Ceará – UECE; Especialista em Logística Empresarial pela Universidade Federal do Ceará – UFC; Curso de Extensão em Administração de Transportes pela Universidade Federal do Ceará. Exerceu as atividades de Gerente de Suprimento, Gerente de Transportes e Gerente de Logística na Companhia de Água e Esgoto do Ceará.
Antônio de Carvalho Filho, Engenheiro Operacional e de Segurança do Trabalho, Especialista em Logística Empresarial pela Universidade Federal do Ceará – UFC; Engenheiro de Segurança do Trabalho pela UNIFOR/Ministério do Trabalho. Exerceu as atividades de Gerente de Suprimento, Coordenador de Suprimentos; Supervisor de Materiais na Companhia de Água e Esgoto do Ceará.